Как считать окупаемость внедрения ИИ

Чистый эффект равен экономии минус ежемесячное содержание. Срок окупаемости получается делением стоимости внедрения на этот эффект. Разбираем, какие статьи выпадают из расчёта и почему считать надо до старта.

Окупаемость внедрения считается по короткой формуле из трёх величин. Ошибки в расчёте почти всегда возникают в двух из них.

Формула

Чистый эффект в месяц = экономия в месяц − ежемесячное содержание.

Срок окупаемости = стоимость внедрения / чистый эффект в месяц.

Формула умещается в две строки. Вся сложность в том, чем наполнены её части.

Как считается экономия

Экономию считают по одному процессу. Для этого нужны четыре величины:

• Сколько операций проходит за день.
• Сколько минут занимает одна операция.
• Сколько стоит час сотрудника, то есть зарплата с налогами, делённая на рабочие часы.
• Какая доля случаев типовая и может пройти без участия человека.

Месячный объём получается умножением на число рабочих дней. В нашем калькуляторе взято 22 рабочих дня.

Освободившиеся часы превращаются в деньги двумя способами. Сотрудник переключается на работу, которая приносит выручку. Или компания не нанимает следующего человека при росте объёма. Если ни один из двух вариантов не наступает, экономия остаётся только в расчёте.

Часть эффектов считать труднее. Меньше ошибок, короче цикл сделки, меньше штрафов за просрочку. Эти статьи включают в расчёт тогда, когда есть цифра, которую можно проверить в учёте.

Стоимость внедрения

Эта часть оплачивается один раз. Пилот на одном процессе начинается от 40 000 ₽. Внедрение с интеграциями в учётные системы начинается от 150 000 ₽.

В стоимость входит проектирование, разработка, тест на реальных данных, обучение команды и передача доступов.

Что забывают в ежемесячном содержании

• Работа моделей, от 3 000 ₽ в месяц. Сумма зависит от объёма обработанных запросов и растёт вместе с числом операций.
• Сопровождение, от 15 000 ₽ в месяц. Мониторинг, обновления, разбор сбоев.
• Доработки при изменении процесса, 20–30% от стоимости внедрения. Поставщик поменял формат прайса, добавилось новое направление, изменилась схема согласования.
• Время своих сотрудников. В первые месяцы кто-то проверяет результат работы модели и готовит для неё данные.
• Разбор нетиповых случаев. Доля типовых случаев редко равна 100%, остаток остаётся людям.
• Ввод новых сотрудников в работу с системой.

Первые три статьи известны заранее и попадают в договор. Три последних живут внутри компании и в расчёт обычно не входят.

Условный пример

Числа ниже условные, подставьте свои.

Возьмём обработку входящих заявок. 40 операций в день, 7 минут на операцию, стоимость часа сотрудника 450 ₽, 22 рабочих дня в месяце, доля типовых случаев 65%.

Сейчас на процесс уходит 6 160 минут в месяц, около 103 часов. Типовая часть составляет примерно 67 часов. При ставке 450 ₽ экономия равна около 30 000 ₽ в месяц.

Содержание по нижней границе прайса составляет 18 000 ₽ в месяц, из них 3 000 ₽ за работу моделей и 15 000 ₽ за сопровождение.

Чистый эффект равен примерно 12 000 ₽ в месяц. Пилот за 40 000 ₽ окупается за четыре месяца.

Теперь поменяем одно предположение. Если типовыми окажутся 40% случаев, экономия падает примерно до 18 500 ₽, чистый эффект остаётся около 500 ₽ в месяц, и внедрение теряет смысл.

Доля типовых случаев решает судьбу проекта чаще, чем стоимость внедрения. Её проверяют на выборке реальных обращений до начала работ.

Почему считать надо до старта

• Порядок задач. Из десяти процессов первым берут тот, у которого чистый эффект выше при меньшей сложности.
• Точка отказа. Отрицательный чистый эффект означает, что проект не нужно начинать.
• База для сравнения. Показатели фиксируются до внедрения, иначе результат будет не с чем сравнить.
• Разговор с подрядчиком. Когда цифры посчитаны, обсуждается объём работ и срок.

Расчёт после запуска превращается в защиту потраченных денег. Ни один из четырёх пунктов он уже не закрывает.

Калькулятор

На странице диагностики стоит калькулятор с этой формулой. Он считает обе стороны, экономию и содержание, и показывает срок окупаемости. Ползунки задают объём операций, время, ставку и долю типовых случаев. Предположения по стоимости внедрения и ежемесячному содержанию меняются там же.

Калькулятор даёт оценку по одному процессу. На диагностике такой расчёт делается по каждой задаче из плана внедрения и на ваших цифрах.